Skapa ett datadrivet företag; utbilda anställda i data och analys

Alla företag vill och behöver vara datadrivna. Data är en av de mest värdefulla resurserna ett företag kan ha, men att hantera och dra nytta av data som resurs är ofta en utmaning.

Många företag stöter på problem när de försöker implementera datadrivna lösningar och den största orsaken är bristen på kunskap. Datadrivet är ett svårt och komplext ämne, data är ju trots allt det som driver alla digitala lösningar.

Dessutom finns utmaningen med att ”de på IT” och ”de i verksamheten” har olika bakgrund och kunskap, olika syn på digitaliseringen och data-frågan och generellt olika kommunikationssätt. Genom att utbilda personalen och öka den generella kunskapsnivån i data och analys kan man lösa många problem.

Tre fördelar med att utbilda anställda i data och analys.

Denna artikel tar upp tre problem och förslag och fördelar med lösningar

Problem 1: Konsulter och byråer levererar inte hållbara lösningar

Scenario

Ni har anlitat konsulter eller en byrå för att implementera en CDP (Customer Data Platform) eller en CRM-lösning, men inser snabbt att lösningen inte fungerar som förväntat så fort projektet är genomfört. Dels är det förvaltningen, vem ska hantera den? Och vad blev det egentligen av all tillgång till data ni skulle ha? Krävs det ett till projekt för att migrera över all data, igen?!

Misslyckanden av detta slag har många orsaker, men en betydande orsak är att den interna personalen saknar kunskap om datahantering och hur data fungerar. Data är bränslet i alla digitala system, förstår man inte hur eller vad data är, kopplingar till IT och datalagring och verksamhetsprocesser, är det svårt att ställa rätt frågor och säkerställa att systemet och allt som implementeras fungerar optimal och bidrar med det värdet man räknat med.

Lösning

Öka kunskapsnivån inom företaget genom att utbilda anställda i data och analys. När personalen har en god förståelse för dataflöden och logik, kan de ställa rätt kontrollfrågor och se till att implementeringen av en CDP verkligen möter företagets behov. Det kan vara enkla saker som att förstå att begreppet ”ny kund” inte är något som kommer ur tomma intet utan att det är något som någon måste bestämma logiken i, till att kunna skriva SQL som flaggar historisk data med samma logik som det nya systemet ska ha.

Genom att själv förstå hur data fungerar, kan man applicera logik redan på affärsprocess-nivå. Externa konsulter kan sällan bolaget på samma sätt som egna anställda. Medarbetare på IT kan inte heller verksamheten. Genom att utbilda personal på verksamhetssidan minskar man beroendet av externa konsulter och säkerställer att lösningarna är hållbara på lång sikt.

Problem 2: Bristande kommunikation mellan IT och verksamheten

Scenario

En av orsakerna till det misslyckade projektet med CDP är att IT-avdelningen och affärsverksamheten inte kommer överens eller kan kommunicera effektivt. IT-avdelningen hävdar att projektet inte är genomtänkt, verksamheten hävdar att man inte kan vänta i åratal på att IT ska driva projektet på sitt sätt.

Dessa två har olika utmaningar och vardag, men en stor anledning till miss-kommunikation, är en misstro mellan avdelningarna och en brist på förståelse för varandras kompetens. Eftersom många projekt misslyckas, har IT också fått vatten på sin kvarn. Verksamheten i sin tur har erfarit att IT-avdelningen är för långsam och fyrkantig.

I ett digitalt projekt behöver man kontinuerligt analysera och fundera över data, inte bara dataflöden utan även innehåll och framtida process. Finns allt? Funkar det? Vad gör man med legacy-data? Vem tar beslut? Antagligen litar inte IT-avdelningen på att verksamheten kan hantera data-access korrekt, vilket kan leda till att data hålls inlåst och alla problem upptäcks först när det är för sent.

Lösning

Genom att öka kunskapen om datahantering och dataflöden inom hela företaget börjar alla prata samma språk. Utbildning i data och analys hjälper till att bryta ner dessa barriärer, vilket leder till bättre kommunikation och samarbete.

När IT-avdelningen känner sig trygg med att verksamheten kan hantera data på ett säkert och korrekt sätt, ökar tillgången till data och möjligheterna för hela företaget att dra nytta av den. Istället för att motarbeta varandra, kan man istället börja samarbeta och genom det skapa ytterligare synergieffekter. Verksamhet som själv kan hantera data på grundnivå, gör att IT, analytiker och Data Engineers slipper och istället kan fokusera på svårare uppgiter. Win-win för alla och eftersom tid är pengar, är det en enorm vinst för en organisation.

Problem 3: Ineffektiv användning av Power BI

Scenario

Ett företag har investerat i Power BI, men resultaten är inte som förväntat. Antingen får man fram väldigt enkla och rapporter som visuellt inte tilltalar något eller så uteblir rapporterna helt. Man kanske får en dashboard med massor av långsamma grafer som man inte vet syftet med.

Man tar in Data Engineer efter Data Engineer, men lyckas inte. Man pratar om Power Users och att verksamheten måste ta sitt ansvar, men vart ska dessa Power Users komma ifrån?

Anledningen är att Power BI inte bara kräver teknisk kunskap utan också en känsla för design och användarupplevelse (UX), vilket kan saknas hos traditionella dataanalytiker. Dessutom är det en fördel om den som utvecklar datamodeller har förståelse för den verksamhetsprocess som modellen ska representera. Kravhantering och datastrategi är också områden som ofta förbises, vilket ytterligare försvårar arbetet med att skapa värde ur Power BI och all data som finns.

Lösning

Utbilda de anställda som ska använda Power BI, inklusive affärsanalytiker och andra användare, i grunderna i data, datahantering och designprinciper.

Många affärsbehov i rapportering är ganska basic och less är ofta more. Vanlig kontorspersonal hanterar mängder med data varje dag, men i form av Excelfiler och verksamhetssystem. De är inga dataexperter i form av att arbeta med rådata och det behöver man inte heller bli.

Genom att ge personalen grunderna i data och Power BI genom Power BI utbildning, kan varje person själv skapa rapporter och effektiviserar arbetslivet. Mycket tid går ofta till att copy-pasta mellan filer och att effektivisera den processen ger tid till annat (finns väl inget som folk hatar mer än Excel-rumba).

Den som har grundförståelse för data och tabeller, är också en mycket bättre beställare av mera avancerade rapporter. Genom att successivt öka kompetensen både hos individer och som grupp, kan man också flytta på resurser. Att arbeta i en databas med tabeller med hundratals kolumner med rådata är lika obekant första gången som att öppna en kursbok i ett nytt ämne, men om man aldrig börjar kommer man aldrig att lära sig.

Utbilda i Power BI

Power BI är ett komplext system, då den kräver både en datamodell, uträkningar och visualisering av data. Många förespråkar att BI-system ska fortsättas utvecklas så de blir enklare för en slutanvändare, men jag och många andra hävdar att det inte är lösningen.

Intelligensen i BI-system sitter i mitten, där datat går från att inte säga något till att skapa insikt. Om målet är att majoriteten av alla bara kan arbeta på slutet, vem ska då bidra med intelligensen?

Min åsikt är att det är mer hållbart att kunskapsmässigt röra sig mot mitten. En organisation består av människor och deras kollektiva kunskap är den mest värdefulla resursen. Kunskapskapital är en resurs som driver tillväxt.

Sammanfattning

  • Företag strävar efter att bli datadrivna men stöter ofta på hinder på grund av bristande kunskap. Utbildning i data och analys kan hjälpa till att övervinna dessa utmaningar.
  • Många konsultlösningar misslyckas eftersom den interna personalen saknar förståelse för datahantering, vilket leder till att implementeringen av digitala system inte möter förväntningarna.
  • Genom att utbilda anställda kan företaget säkerställa hållbara lösningar och minska beroendet av konsulter.
  • Dålig kommunikation mellan IT och verksamheten förhindrar framgångsrik projektledning.
  • Genom att öka kunskapen om data inom företaget kan man främja bättre samarbete och kommunikation, vilket resulterar i effektivare arbetsflöden.
  • Dessvärre är det så att företag som investerar i verktyg som Power BI utan att utbilda användarna ofta missar potentialen i dessa verktyg.
  • Genom att ge personalen grundläggande kunskaper i data och designprinciper kan de skapa mer användbara och effektiva rapporter, vilket leder till en mer produktiv och nöjd arbetsstyrka.